Ana Paula Micali Figueiredo, da Dolce Amore, que investe em planejamento: “os fornecedores recebem os pedidos para a Páscoa em janeiro, mas estou comprando desde novembro”

Um barracão de mil metros quadrados e uma infinidade de objetos que vão e voltam. Assim é o estoque do buffet Balaio Uai, que guarda mesas, cadeiras, aparadores, pratos, talheres, copos, travessas, fogão, freezers e tudo o que é necessário para atender festas e reuniões de todos os tamanhos. Há 48 anos no mercado e fazendo, em média, dois eventos por semana, o estoque está sempre em movimento.

É no dia a dia da movimentação, feita por dois caminhões, que a equipe avalia o que precisa de manutenção e o que precisa ser substituído enquanto seleciona o necessário para cada evento. Festas grandes ou no mesmo dia podem exigir a locação de material extra, e tudo é analisado e planejado, explica a empresária Liliam Cristina Dellatorre.

“Periodicamente fazemos a contagem dos materiais. No final do ano passado fizemos um levantamento para ver o que estava faltando, afinal, objetos quebram e precisam ser repostos. Procuramos nos programar, porque temos a perspectiva dos eventos com antecedência”, relata.

A antecipação também é a chave para controlar o estoque dos alimentos necessários para cada evento. Por serem produtos perecíveis, não é possível armazenar por muito tempo ou acumular. As compras são feitas semanalmente, com base na agenda. “Cada evento tem um cardápio e uma quantidade de convidados. Pode ser jantar ou coquetel, e o cliente escolhe o que quer servir. Por causa disso, o controle é feito ao final de cada festa. Quando voltamos, descarregamos e verificamos o que é possível aproveitar e comprar tanto em caso de bebidas quanto de comida”, detalha.

Para administrar estoques que variam em quantidade e tipos de produtos, a empresária conta com a confiança dos parceiros. Boa parte das compras é feita em atacadistas, mas há fornecedores de produtos específicos, tanto de fora quanto locais. “Preciso de fornecedores confiáveis, porque faço os pedidos com pouco prazo, uma semana antes do evento. Fomos construindo essa relação ao longo de anos. Tenho fornecedor de 30 anos e já abri mão de empresas que tinham um preço melhor, mas que não garantiam a entrega”, revela.

Experiência e planejamento

Quem trabalha com a venda de alimentos prontos para consumo dificilmente vai precisar de grandes estoques, porque podem estragar e causar perdas financeiras, porém, os ingredientes precisam estar à mão para agilizar a produção. Para vencer esses desafios, a confeiteira Ana Paula Micali Figueiredo indica planejamento e antecipação.

Ela criou, há cinco anos, a Dolce Amore, que faz bolos, doces e sobremesas. É uma empresa familiar, sem funcionários, com vendas feitas em loja física e online. Para a empresária, o sucesso na administração do estoque veio com a experiência. “O único produto que tenho estoque duradouro é o chocolate, que tem valor alto, é menos perecível e dependendo da época, pode faltar no mercado. Geralmente os fornecedores recebem os pedidos para a Páscoa em janeiro, mas estou comprando desde novembro, principalmente por causa dos preços, que tendem a subir com a proximidade da data”, diz.

As compras são de chocolate granulado, ao leito, amargo, meio amargo e branco. A manutenção desse chocolate exige temperatura ideal, em que o ar-condicionado fica ligado 24 horas, mesmo assim a empresária garante que a antecipação é vantajosa.

Produtos como farinha de trigo, leite condensado e creme de leite são comprados semanalmente, conforme a demanda de encomendas e a previsão de vendas. Ana Paula explica que por trabalhar em família, em cinco pessoas, ela verifica o que está faltando e administra os produtos. Para a compra de frutas, busca supermercados e quitandas e no caso dos morangos, há um fornecedor que faz entrega duas vezes por semana.

Também há um fornecedor para as embalagens, cujo estoque é pequeno para não ocupar espaço físico nem despender capital de giro em um material que vai ficar parado. Para a administração do estoque, Ana Paula destaca a importância do planejamento e da percepção da clientela. “A Páscoa do ano passado foi tão planejada que além de não ter sobras de embalagens, não tivemos exaustão de trabalho às vésperas da data. Já no Ano Novo, tínhamos poucas encomendas, mas por conhecer os clientes e dado o histórico, decidi produzir sobremesas à pronta entrega. Fiz mais que o dobro do ano anterior e vendi tudo. Este aprendizado vem com a experiência”, comemora.

Desafios de ser pequeno

Paulo Sergio Travensolo Junior, consultor, recomenda o controle de estoque por cores para as pequenas empresas

A gestão de estoque para pequenos negócios exige desafios específicos e periodicidade das compras. É o que explica o consultor de cadeia logística Paulo Sergio Travensolo Junior, que destaca a importância das avaliações semanais para garantir controle preciso. “Uma das dificuldades dos pequenos empresários é acertar nas compras, principalmente na quantidade. É necessário controle justo, afinal, não costumam ser estoques com muitos itens. Nestes casos, controle visual, utilizando o sistema Kanban, com separação por cores é suficiente. E dentro disso, claro, colocar a organização como rotina”, explica.

Sobre a organização, o consultor indica a adoção do método 5S, uma ferramenta de organização e limpeza criada no Japão pós-guerra, quando o país precisou ser reconstruído. A metodologia aponta a necessidade de adotar o senso de utilização, em que não se retém o que não tem utilidade; o senso de organização; de limpeza; de normalização, criando um padrão de funcionamento; e de disciplina.

A adoção de um sistema virtual para o controle de estoque é difícil para pequenas empresas, mas o Kanban visual pode ajudar. “São hábitos simples como utilizar faixas de cores para separar os estoques, como faixa verde, amarela e vermelha. Se um produto chegar na faixa amarela, quer dizer que é hora de repor. Também gosto de reforçar que alguém tem que ser o ‘dono’ do estoque: funcionário, gerente ou dono... não importa, mas alguém tem que ser o responsável”, explica.

Minucioso e assertivo

Sonia Amaral, da Medicinal, pesa semanalmente os insumos da farmácia de manipulação 

A administração de uma variedade imensa de insumos comprados em pequena quantidade é a realidade da Medicinal, farmácia de manipulação maringaense. Com e-commerce que atende todo o país, os desafios amplificam, já que o portfólio de produtos precisa ser grande.

“Há diferenças regionais nas prescrições. Outra dificuldade relevante é gerenciar produtos com prazos curtos de validade, o que exige atenção constante à quantidade e à movimentação de estoque ao longo do mês. Para dar conta, fazemos a quantificação semanal, realizando a pesagem dos insumos”, explica a sócia Sonia Amaral.

A tecnologia desempenha um papel central no controle, que evita perdas por prazo de validade. Quando necessário, são promovidas ações de marketing com desconto em produtos específicos. Outro ponto é a compra de insumos. A Medicinal observa as previsões de mercado e prioriza a compra de itens estratégicos buscando reduzir as variações cambiais, já que a maioria dos insumos é importada.

A empresa passou por transformações significativas na maneira de administrar o estoque. Sonia considera que o principal avanço foi a implementação de um processo de compra assertiva, com base na previsibilidade de consumo e em dados de movimentação de estoque nas filiais de produção. “A gestão eficiente do estoque é fundamental para garantir a estabilidade operacional da farmácia, atendendo com eficácia às demandas dos clientes, assim como a saúde financeira da empresa”, conclui.